Trong Excel, đảm bảo bất kỳ người dùng nào cũng sẽ phải xử lý một bảng biểu có cột Số thứ tự.

24-12-2010 9-21-56 PM

Vậy trong một bảng có tới hàng trăm cột thì bạn sẽ thêm số thứ tự như thế nào??? Chẳng lẽ lại gõ từng con số???

Excel dĩ nhiên là có cách giải quyết cho vấn đề nan giải này:

1. Gõ số 1, rồi Enter

24-12-2010 9-37-13 PM

2. Click chọn ô vừa gõ, rồi rê chuột vào ô vuông nhỏ ở góc phải ô đó. Chuột sẽ chuyển thành hình dấu + đen

24-12-2010 9-38-23 PM

3.Nhấn Control (Ctrl), chuột xuất hiện thêm dấu + nhỏ , sau đó kéo chuột cho tới hết ô muốn thêm số thứ tự

24-12-2010 9-43-52 PM

Sau khi làm xong, Excel hiện ra một ô nhỏ là “Auto Fill Option”. Nhấn vào ô đó, bạn sẽ thấy có nhiều lựa chọn cho chức năng “Auto Fill (tự động điền)” này

24-12-2010 9-45-21 PM 24-12-2010 9-47-19 PM

Copy Cells: Copy (Sao chép) ô đó thôi

  • Fill Series: Điền tự động (chúng ta vừa thử ở trên)
  • Fill Formatting Only: Chỉ sao chép formatting (định dạng)
  • Fill Without Formatting: Giống như Fill Series, nhưng không sao chép formatting

Nhưng nếu chỉ có thế thì không xứng đáng là MS Excel. Excel còn cho phép bạn Auto Fill với những cấu trúc phức tạp hơn thế. Bạn nhìn hình sau sẽ rõ.

    24-12-2010 9-51-54 PM

Như các bạn thấy, STT đầu tiên là “A1”, tiếp theo là “A2”. Ở kiểu định dạng này, bạn bắt buộc phải gõ 2 ô đầu tiên (mục đích là để Excel hiểu được qui luật) rồi sau đó rê chuột vào ô vuông màu đen nhỏ nhỏ, kéo nó xuống cho tới hết chỗ cần thêm STT. Một hình nhỏ sẽ cho bạn thấy dữ liệu sẽ được thêm vào. Lưu ý, đối với cách làm này, bạn không nhấn Control (Ctrl)

BẠN CÒN CÓ THỂ DÙNG AUTOFILL VỚI NGÀY THÁNG

25-12-2010 11-15-04 PM

Kéo xuống thì ngày sẽ tự động nhảy thêm mỗi ô một ngày (Không bấm Ctrl)

Khi tới ngày cuối cùng, Excel sẽ tự động chuyển sang tháng tiếp theo, tương tự cho năm

25-12-2010 11-17-41 PM

Chức năng AutoFill đối với ngày tháng thường không được sử dụng nhiều như đối với số thứ tự.