Rất rất nhiều người sau khi soạn thảo xong văn bản mới bắt đầu làm phần mục lục. Nhưng rồi vào một ngày đẹp trời nào đó, họ lại chỉnh sửa văn bản ấy một tí, và thế là mục lục sai hết cả. Thế là lại phải chỉnh sửa cái mục lục ấy. Ôi sao mà nó mệt thế.

Có một cách khác dễ dàng hơn để thực hiện công việc đó: Mục lục tự động cập nhật. Mục lục này sẽ tự động cập nhật số trang, thậm chí cập nhật luôn cả tiêu đề nêu bạn thêm đề mục mới. Làm thế nào để làm được điều đó???

Chúng ta sẽ thực tập trên file giao_trinh_JavaScript nhé các bạn.

31-08-2011 9-18-01 AM

Nếu bạn click chuột phải, sẽ có menu hiện ra

31-08-2011 9-19-38 AM

Vậy thì làm sao để làm được điều đó?

Thông thường, bạn được khuyên là hãy gõ hết tất cả mọi chữ rồi hẵng định dạng. Đúng nhưng chưa đủ.

Ngay từ khi bắt đầu soạn thảo, bạn hãy nắm chắc rằng bạn tổ chức văn bản của mình như thế nào? Đánh số thứ tự từng đề mục, từng chương hay chia thành các phần riêng biệt không cần số thứ tự? Nhưng là dù cách nào, bạn cũng sẽ phải tạo cho nó một “Outline”, một cái khung sườn

Outline là một dạng tóm tắt văn bản, chỉ bao gồm các gạch đầu dòng, y hệt như mục lục vậy

Chúng ta sẽ lấy trang sau làm ví dụ: W04.doc trên Mediafire (Có một mục lục hoàn hảo)

Mở nó ra, chọn Enable Editing để có thể chỉnh sửa

Chuyển sang thẻ View, đánh dấu chọn Navigation Pane

01-09-2011 3-02-41 PM

Một khung “Navigation Pane” xuất hiện bên trái màn hình01-09-2011 3-04-50 PM

Đặc biệt ở chỗ nó ghi rằng: Tài liệu này không chứa tiêu đề nào. Để tạo các tab di chuyển, tạo tiêu đề trong tài liệu của bạn bằng cách áp dụng Heading Styles.

Thế Heading Styles là gì? Nó ở đâu? Hãy chuyển sang thẻ Home. Để ý kỹ phần Styles, chúng ta sẽ dùng nó bây giờ

01-09-2011 3-13-10 PM

01-09-2011 3-08-41 PM Để con trỏ lên trên tiêu đề đầu tiên, rồi chọn Heading 1. Navigation Pane sẽ hiện ra Heading đầu tiên trong văn bản của bạn. Nhưng nó lại hoàn toàn khác lạ so với những gì bạn muốn nó xuất hiện ở đây.

01-09-2011 3-14-43 PM

Tại sao vậy? Hãy chuyển sang Outline View

01-09-2011 3-16-13 PM Quả đúng như vậy, Heading đầu tiên của văn bản nằm ở dòng TTXVN

01-09-2011 3-21-10 PM

Dấu cộng này ở vị trí TTXVN, tức là Heading của văn bản đang ở đó. Bất kỳ chỗ nào có dấu cộng như thế này tức là dòng chữ ngay sau đó là một Heading của văn bản.

Để con trỏ ở đó và chọn Body Text ở Combo Box trong Outline Tools

01-09-2011 3-25-53 PM

Điều này sẽ khiến dòng TTXVN trở về bình thường. Outline trong Navigation Pane cũng biến mất

01-09-2011 3-27-37 PM

Bây giờ, hãy để con trỏ ở dòng “I-Tình hình đất nước” rồi chọn Level 1, xuống dòng “1. Tình hình đất nước” chọn Level 2

Chuyện gì xảy ra vậy?

01-09-2011 3-35-10 PM

Hãy bật Show Paragraph Marker ở thẻ Home

01-09-2011 3-45-23 PM

Có rất nhiều lỗi khi biên soạn văn bản này. Dấu tròn nhỏ thể hiện cho phím Spacebar, mũi tên là Enter. Hãy xóa hết những dấu tròn nhỏ, Enter lại cho đúng, bạn sẽ được kết quả như sau:

04-09-2011 4-53-34 PM

Sau đó, hãy chỉnh lại Level của từng dòng mà bạn mong muốn. Level “Body Text” sẽ không xuất hiện trên Mục lục

04-09-2011 4-56-58 PM

Sơ sơ đoạn đầu. Văn bản quá nhiều lỗi biên soạn khó lòng kiên nhẫn mà sửa hết.

Mẹo: Bạn có thể đăng ký Level cho một dòng bằng cách kéo thả dấu cộng hoặc trừ đứng trước nó

04-09-2011 4-59-03 PM

Sau khi phân Level cho toàn bộ văn bản, kéo xuống đầu/cuối văn bản (Nơi bạn muốn tạo mục lục ấy). À quên, hãy chuyển về chế độ Print Layout trước khi làm nhé04-09-2011 5-00-31 PM

Sau đó, trong thẻ Preferences, nhấp chọn Table of Content để hiện Menu

04-09-2011 5-01-23 PM

Word 2010 cho phép bạn xem một số kiểu có sẵn. Nếu muốn tùy chọn, bạn có thể click vào “Insert Table of Contents…”

[Bất kỳ lệnh nào trong Office, cũng như trong Windows mà có dấu “…” đều mở ra một hộp thoại cho phép tùy chỉnh nhiều lựa chọn hơn]

Thế là xong

04-09-2011 5-05-05 PM

Những dòng bạn không muốn xuất hiện trong mục lục, hãy đăng ký level cho nó là “Body Text”

[Hết]