Microsoft Office từ phiên bản 2007 đã giới thiệu một tính năng cực kỳ hoành tráng, đó là save tài liệu online. Điểm lợi là cả bộ Office tích hợp rất sâu công cụ sao lưu online này. Và bạn có thể truy cập vào tài liệu đã lưu online giống hệt như lưu trên máy tính

Sử dụng hàng chính chủ

Microsoft có OneDrive, một “đám mây” dành cho tất cả mọi người. Nếu bạn đã có một tài khoản Microsoft, thì bạn đã có thể sử dụng “đám mây” này tại địa chỉ: https://onedrive.live.com/

Nếu bạn chưa có tài khoản Microsoft, tạo liền đi chứ còn chờ đợi gì nữa.

Đăng nhập trong Office

Mở một ứng dụng bất kỳ (Word, Excell, PowerPoint, Access, etc đều được)

Tạo một tài liệu bất kỳ, có thể tạo blank luôn cũng được

Ở góc trên cùng, nhấn Sign In

Dùng email mà bạn đã dùng để đăng ký Microsoft Account để đăng nhập

Vậy là xong. Onedrive từ tài khoản này sẽ tự động xuất hiện trong danh sách các nơi có thể lưu tài liệu. Quá tuyệt phải không?

Một số điều thú vị sau khi đăng nhập

Sau khi đăng nhập, bạn có thể chỉnh một số background cho bộ Office của mình

Ví dụ như hình dưới đây

Để chỉnh theme này, mở một tài liệu bất kỳ, sau đó chọn File > Account > Chọn background

Sao lưu online

Bấm chọn biểu tượng Save (nếu bạn chưa lưu trước đó) hoặc File > Save As

Chọn như hình. Bên tay phải sẽ hiện ra các Folder bạn hay dùng nhất. Nếu không thấy folder bạn cần, kéo xuống dưới cùng sẽ thấy Folder chính. Bấm vào để mở ra.

Tại đây, bạn có thể tạo folder mới trong OneDrive, thêm xóa sửa, vân vân và vân vân

Sau cùng, nhập tên cho tài liệu, bấm Save, thế là xong

Mở một tài liệu từ OneDrive

Mở một tài liệu đã lưu trước đó rất đơn giản. Nó sẽ nằm trong mục recent của ứng dụng

Hoặc bạn cũng có thể duyệt qua từng folder trong OneDrive để mở bằng cách chọn Open Other …..

Vậy là xong.

Nếu tài liệu được mở trực tiếp từ Office Online, bạn có thể dùng tùy chọn như hình dưới để mở nó bằng Office offline

Dùng hàng không chính chủ (DropBox, Google Drice Sync, blah blah blah)

Thường các công cụ này hoạt động khá giống nhau, đó là bạn tải một phần mềm về cài đặt. Phần mềm này sẽ tạo ra một thư mục trên máy tính bạn. Tất cả file có trong thư mục này sẽ được upload lên trên tài khoản DropBox hoặc Google Drive của bạn

Việc duy nhất bạn còn cần phải làm là chọn folder do phần mềm tạo ra để lưu tài liệu vào đấy, và chờ một lúc cho đến khi nó sync xong lên “mây”. Thường phần mềm sẽ cho bạn biết khi nào đã sync xong

Dropbox: https://www.dropbox.com/install

Google Drive: https://tools.google.com/dlpage/drive